Plantilla de CRM inmobiliario en Excel (gratis) y cuándo se queda corta

Una plantilla de CRM inmobiliario en Excel es un archivo con tres hojas: tus prospectos, tus propiedades y un resumen de cuántos clientes tienes en cada etapa. Bien usada, te asegura que ningún prospecto se quede sin siguiente paso. Aquí puedes descargar una gratis, ver cómo llenarla, qué rutina semanal seguir y en qué momento deja de alcanzar.

Descargar la plantilla (.xlsx)

Funciona en Excel, Google Sheets y LibreOffice. Cada hoja trae dos filas de ejemplo que empiezan con «Ejemplo — borrar»: úsalas para ver cómo se llena y bórralas antes de cargar tus datos.

Qué trae la plantilla

Los encabezados están fijos y con filtros, para ordenar por fecha o ver solo los prospectos de un asesor. Etapa, Fuente y Estado traen listas desplegables: nadie escribe «contactado», «Contactada» y «contacto» para decir lo mismo.

Hoja 1: Prospectos

Cada fila es una persona, no una conversación: si el mismo cliente te escribe dos veces, actualizas su fila.

• ID y Fecha de entrada. El ID (P-001, P-002…) identifica al prospecto; la fecha te dice cuánto tiempo lleva contigo.
• Nombre, Teléfono / WhatsApp y Email. Escribe el teléfono siempre igual, con código de país (+52 o +57). Así es fácil detectar duplicados: la plantilla marca en amarillo los teléfonos repetidos.
• Fuente. De dónde llegó: portal, sitio web, Meta Ads, Google Ads, referido, letrero… Es el dato que más se olvida y el que más vale: sin él no sabes qué canal te trae clientes.
• Busca, Tipo de inmueble, Zona y Presupuesto. Es la calificación básica. Si no sabes estos cuatro datos, el prospecto todavía no está calificado.
• Asesor. Quién es responsable. Uno solo por prospecto.
• Etapa. En qué punto del proceso está (las etapas van abajo).
• Próxima acción y Fecha próxima acción. El corazón de la plantilla. «Enviar 3 opciones por WhatsApp, jueves 3». Una acción concreta, con fecha.
• Notas. Empieza cada nota con la fecha: «02/10: pidió fotos del baño; le interesa INM-004». Así tienes un historial mínimo dentro de la celda.

La regla de oro: ningún prospecto activo sin próxima acción

Todo prospecto que no esté en Cierre o Perdido debe tener una próxima acción y una fecha. Si no la tiene, ese cliente depende de tu memoria. Cuando la fecha pasa, la plantilla pinta la celda de rojo. Es la única «alerta» que puede darte un Excel, y la ves solo cuando abres el archivo.

Las etapas sugeridas

La plantilla usa siete etapas, suficientes para compra y renta y fáciles de entender por todo el equipo.

En Perdido anota siempre el motivo («ya compró», «no responde tras 4 intentos»): a fin de mes te dice qué corregir. Si trabajas mucha renta, puedes agregar una etapa de documentos antes del cierre; cambia la lista en Datos > Validación de datos y agrégala también en la hoja Seguimiento. Para diseñar tus etapas a fondo, lee la guía del pipeline de ventas inmobiliario.

Hoja 2: Propiedades

Una fila por inmueble, con lo que te preguntan en la primera llamada: zona, tipo, operación, precio, recámaras o habitaciones y metros cuadrados. Tres columnas hacen la diferencia:

• Exclusiva (sí/no). Te ayuda a priorizar: una exclusiva es un inmueble en el que vale la pena invertir fotos y publicidad.
• Estado. Disponible, Apartado / Separado, Vendido, Rentado / Arrendado o Pausado. Actualízalo el mismo día que cambia.
• Portales publicados. Dónde está anunciado. Cuando un inmueble se vende o se renta, esta columna te dice de dónde bajarlo, para que no sigan llegando consultas por algo que ya no existe.

Usa el ID del inmueble (INM-001) en las notas de tus prospectos: sabrás a quién avisar si baja de precio. En Propietario guarda solo el nombre; sus datos de contacto van en un lugar con acceso restringido. Si tu inventario ya es grande, lee cómo organizar el inventario de propiedades.

Hoja 3: Seguimiento

Esta hoja no se llena a mano. Cuenta sola, con la fórmula CONTAR.SI (COUNTIF en Excel en inglés), cuántos prospectos tienes en cada etapa y de qué fuente llegaron. También muestra cuántos seguimientos están vencidos.

Cómo leerla:

• Muchos en Nuevo: estás tardando en hacer el primer contacto.
• Muchos en Contactado y pocos en Calificado: conversas, pero no haces las preguntas clave.
• Muchos en Calificado y pocas visitas: tus opciones no encajan o no das el siguiente paso.
• Seguimientos vencidos mayor que cero: hay clientes esperando una respuesta que prometiste.

El conteo por fuente responde la pregunta que más dinero te ahorra: qué canal te trae prospectos. Para convertir estos números en un embudo con tasas de conversión, usa nuestra plantilla de embudo de ventas inmobiliario.

Una rutina semanal de 30 minutos

Una plantilla solo funciona si la abres:

1. Todos los días, 10 minutos. Ordena Prospectos por Fecha próxima acción. Haz lo que vence hoy y lo que está en rojo. Al terminar cada acción, actualiza la etapa, la próxima acción y la fecha.
2. Lunes. Revisa la hoja Seguimiento. Asigna asesor a todo prospecto nuevo que no tenga. Si hay seguimientos vencidos, resuélvelos antes de buscar clientes nuevos.
3. Viernes. Revisa los teléfonos marcados en amarillo y une los duplicados en una sola fila. Pasa a Perdido, con su motivo, a quien no respondió después de varios intentos. En Propiedades, confirma que el estado de cada inmueble coincide con lo que está publicado.
4. Fin de mes. Mira el conteo por fuente y compáralo con lo que gastaste en cada canal. Guarda una copia del archivo con la fecha.

Protege los datos de tus clientes

Esta sección es informativa y no sustituye la asesoría de un abogado. Nombre, teléfono y presupuesto son datos personales, y quien los guarda responde por ellos.

• En Colombia, la Ley 1581 de 2012 (consultada en septiembre de 2026) exige la autorización previa e informada del titular (artículo 9), informarle la finalidad (artículo 12) y conservar la información con condiciones de seguridad que impidan su pérdida o el acceso no autorizado (artículo 17).
• En México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (nueva ley publicada el 20 de marzo de 2025, última reforma del 14 de noviembre de 2025, consultada en septiembre de 2026) sujeta el tratamiento al consentimiento del titular (artículo 7), exige un aviso de privacidad (artículo 14) y medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas (artículo 18).

En la práctica, con tu Excel:

• Registra cómo te autorizó cada contacto. Si llegó por un formulario con aviso de privacidad, ya tienes la prueba. Si llegó por teléfono o en persona, anótalo en Notas.
• Guarda el archivo en una cuenta de la empresa, con acceso solo para quien lo necesita. No lo mandes como adjunto por correo ni por WhatsApp, y no lo dejes en computadoras personales o memorias USB.
• Ponle contraseña. En Excel: Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña.
• No cargues contactos que no te autorizaron, como listas compradas. Te explicamos por qué en ¿conviene comprar leads inmobiliarios?.
• Si alguien pide que borres sus datos, bórralo de todas las hojas y de las copias.

Si tu equipo atiende por WhatsApp, lee también cómo supervisar el WhatsApp de tus asesores.

Cuándo se queda corta la plantilla

Para un asesor que empieza, esta plantilla alcanza. El problema aparece cuando el negocio crece, porque un Excel es pasivo: espera a que alguien lo abra y lo llene.

• No te avisa. El color rojo aparece cuando abres el archivo. Si no lo abres, nadie te recuerda que prometiste llamar el jueves.
• No se conecta a WhatsApp. La conversación vive en un celular y el Excel es una copia manual de lo que alguien recordó anotar.
• Duplicados. El mismo cliente escribe por un portal y por Instagram, y dos asesores lo registran por separado.
• No reparte leads. Alguien tiene que decidir a quién le toca cada prospecto. Mientras nadie lo hace, el lead espera, y la velocidad de respuesta pesa mucho: lo explicamos en responder un lead en segundos.
• No hay historial real. Una celda de notas se sobrescribe. Google Sheets y Excel en la nube guardan versiones del archivo, pero no una línea de tiempo por cliente.
• Todos ven todo, o nadie ve nada. Los permisos son por archivo, no por fila. No puedes dar a cada asesor acceso solo a sus prospectos.
• Riesgo cuando un asesor se va. Puede llevarse una copia del archivo, o sus clientes vivían en su propia versión y en su teléfono.

Señales de que ya es momento de cambiar: más de una persona carga prospectos, te llegan leads fuera de horario, o te descubres preguntando «¿quién atendió a este cliente?». Comparamos las dos opciones punto por punto en CRM vs Excel para inmobiliarias, y cuando decidas dar el paso, sigue la guía para migrar de Excel a un CRM sin perder nada.

Qué hace un CRM con las mismas columnas

Un CRM inmobiliario usa la misma lógica: prospectos, etapas, próxima acción. La diferencia es quién hace el trabajo repetitivo.

En CloserBroker, el pipeline visual es configurable, así que puedes usar las mismas siete etapas. Los leads de Meta Lead Ads y Google Ads entran directo al CRM y la distribución automática los asigna por turnos, por zona o por especialidad. Sofía, el agente de IA, responde por WhatsApp, Messenger e Instagram las 24 horas, pregunta zona, presupuesto, compra o renta y plazo (las columnas de tu hoja) y pasa el prospecto al asesor con un resumen. En la bandeja unificada, cada asesor ve solo las conversaciones de sus prospectos y los administradores ven todas: el historial se queda en la agencia aunque alguien se vaya. Los reportes por fuente y por asesor reemplazan tu hoja Seguimiento.

El plan Agente Solo cuesta MXN 799 o COP 145.000 al mes, IVA incluido, y puedes probarlo 21 días sin tarjeta. Mira todos los planes en precios.

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Para ver cómo funciona en tu país, visita el CRM inmobiliario en México o el CRM inmobiliario en Colombia. Y si todavía estás definiendo qué necesitas, empieza por qué es un CRM inmobiliario.

Preguntas frecuentes

¿La plantilla de CRM inmobiliario en Excel es gratis?

Sí. La descargas en formato .xlsx sin registro y la puedes modificar como quieras. Trae tres hojas: Prospectos, Propiedades y Seguimiento, con listas desplegables, una alerta en rojo para seguimientos vencidos y un resumen automático por etapa y por fuente. Borra las filas de ejemplo antes de cargar tus datos.

¿La plantilla funciona en Google Sheets?

Sí. Sube el archivo a Google Drive y ábrelo con Google Sheets, o impórtalo desde Archivo > Importar. Las listas desplegables y las fórmulas de conteo siguen funcionando. También se abre en LibreOffice. Si la compartes con tu equipo, da acceso solo a las personas que necesitan ver los datos de tus clientes.

¿Qué etapas debe tener un pipeline inmobiliario en Excel?

Con siete alcanza: Nuevo, Contactado, Calificado, Visita agendada, Oferta, Cierre y Perdido. Lo importante es que cada etapa tenga un criterio claro para entrar y que todo el equipo lo entienda igual. Si trabajas mucha renta, puedes agregar una etapa de documentos antes del cierre.

¿Es legal guardar datos de clientes en un Excel?

Sí, siempre que cumplas la ley de datos personales de tu país: la Ley 1581 de 2012 en Colombia y la LFPDPPP en México. En la práctica, necesitas la autorización del cliente, usar los datos solo para lo que le informaste y protegerlos: archivo con contraseña, acceso restringido y nada de enviarlo por WhatsApp.

¿Cuándo conviene pasar de Excel a un CRM?

Cuando más de una persona atiende prospectos, cuando te llegan leads fuera de horario o cuando se te pasan seguimientos aunque tengas la plantilla al día. En ese punto, un CRM asigna, recuerda y responde por ti. Para no empezar de cero, exporta tu Excel y sigue una migración por partes, empezando por los prospectos activos.